מדפסות ופקסים

אחד האביזרים הבסיסים והאלמנטריים ביותר בניהול שוטף של משרד אשר נדרש לעבודה תדירה מול לקוחות וגורמים רשמיים, הוא ללא ספק מכשיר ההדפסה. מכשירי הדפסה עברו בשנים האחרונות מהפכה מעמיקה שכן בתחילת דרכם מדובר היה במכשירים גדולי מימדים, מסורבלים לתפעול אשר סבלו מתקלות חוזרות ונישנות, במרוצת השנים התקווץ גודלם הפיזי של מכשירי ההדפסה, השתפרה במידה ניכרת איכות ההדפסה ורציפות העבודה והתווספו אלמנטים אופציונליים שונים אשר מקלים במידה משמעותית על התנהלות המשרד ואיכות תפעולו. כיום ניתן למצוא מגוון אדיר של מכונות הדפסה לרבות מכשירים משולבים המשלבים את מכונת ההדפסה בטכנולוגיות שונות עם מכשיר פקס, עם סורק ועוד שלל פונקיוציות והכל תוך שמירה על איכות הדף וחסכון ניכר בצריכת הדיו. טרם רכישה מושכלת של מכשיר הדפסה לעסק חשוב מאוד לקחת בחשבון מספר אלמטים מהותיים שבחינתם עשויה להביא את הרכישה להצלחה ניכרת על ידי התאמת המכשיר הנרכש לצרכיו האישיים של העסק. אלמנטים אלה הינם:
- גובה מחזור העבודה החודשי של העסק- טרם רכישת מדפסת איכותית חשוב לבדוק מהי כמות הדפים המודפסים במהלך ימי החודש, מחזור הדפסות חודשי של עד 10,000 דפים לחודש יצדיק רכישת מדפסת אישית בלבד ואילו בעסק בו מחזור ההדפסות עולה על 10,000 הדפסות מידי חודש יצדיק מדפסת מחלקתית.
- גובה הרזולוציה הנדרשת- שיקול מהותי נוסף אותו יש להביא בחשבון טרם רכישת מדפסת הוא מידת הרזולוציה הנדרשת ואופי ההדפסות המבוקש, עסק הנדרש להדפסה של מצגות, תמונות, גרפים או כל הדפסה אחרת בה ישנה דרישה לאיכות גבוה יטיב לבחור במדפסת בעלת רזולוציה של 66/1200 dpi לכל הפחות.
- שפות אופציונליות לשימוש במדפסת- מדפסות לייזר רבות מאפשרות מגוון אופציות של שפות הדפסה, בעת בחירת מדפסת לעסק חשוב להקפיד לבחור את המדפסת המתאימה ביותר אשר תדע לעבוד עם שפת ההדפסה הנדרשת לעסק בהתאם לתוכנות הגרפיות בהן עושה העסק שימוש.
- רמת הזיכרון של המדפסת- גודל הזיכרון הפנימי של המדפסת עשוי להשפיע במידה רבה על איכות העבודה, מדפסת בת גוזל זיכרון גבוה תאפשר לבצע הדפסה של כמויות גדולות של הדפסות הנשלחות בו זמנית להדפסה ללא עצירת הפעילות.
- מידת מהירות ההדפסה- כיום קיימות מדפסות אשר פועלות בתווך רחב של מהירויות הדפסה בתחום שבין הדפסת 12 בדקה ועד למהירות של 60 דפים לדקה ואף יותר מזה, מהירות ההדפסה נובעת ממספר פרמטרים לרבות מספר המשתמשים אשר מדפיסים מאותה מדפסת בו זמנית ומרמת הדחיפות המוגדרת במדפסת.
- סוג ההדפסה הנדרש- אלמנט נוסף אותו יש להביא בחשבון הינו סוג ההדפסה, גודל הדף הרצוי בין אם מדובר בהדפסת עמוד A4 רגיל או בין אם מדובר על הדפסת עמוד A3 המשמש לרוב להדפסת גרפיות ייחודיות.
- מידת הצורך בשימושים נוספים- ישנן מדפסות המשלבות את פעולתם של מכשירים נוספים לרבות מכשירי פקס, סורקים, מכונות צילום ועוד. בהתקיים צורך זה, מומלץ יהיה לבחור במכשיר המשלב את הפעולות השונות.
- אופציות הדפסה מתקדמות- באם קיים הצורך בהדפסות מתקדמות לרבות הדפסה אלחוטית, חשוב לבחור מדפסת בעלת אפשרות חיבור מסוג זה.
- האחריות בגין המדפסת- טרם רכישת מדפסת חשוב מאוד לבחון לעומקם של דברים מה כוללת האחריות המתקבלת בגין המדפסת, באיזה אופן יינתן השירות, לכמה זמן תקפה האחריות? ועוד שלל שאלות מהותיות ששיקולם יביא לבחירה נכונה של מדפסת.
- מחירה של המדפסת- המחיר שיבוקש בגין המדפסת ייקבע בהתאם לדרישות העסק וצרכיו לאור כלל השיקולים כאמור, על כן קיימת קשת רחבה של מחירים ומאפיינים של מדפסות שונות. זוהי הסיבה כי ההמלצה הגורפת היא לבצע תהליך מקיף של השוואת מחירים מקיפה טרם ביצוע כל רכישה של מדפסת.

יתרונותיה הברורים של המדפסת המשולבת
אחד האלמנטים המהותיים ביותר בניהולו השוטף של עסק הוא שמירה על רמה גבוה של פונקציונליות ונוחות תפעולית, הדבר בא לידי ביטוי בנגישות גבוה ותפעול נוח של כלל הציוד לו נזקק העסק ובכלל זה מדפסת משולבת. מדפסת משולבת הינה קומבינציה כוללת אשר עולה כדי מכשיר אחד המשלב את השימושים של מספר מכשירים לרבות מכונת צילום, מכשיר הדפסה, פקס וסורק בצורה יעילה אשר מאפשרת חיסכון במקום פיזי במשרד שבהחזקה של מספר מכשירים נפרדים, חיסכון ניכר בצריכת החשמל של כל אחד מהמכשירים הנפרדים, חיסכון משמעותי בזמן בתפעולם ואחזקתם השוטפת וכמו כן חיסכון ממשי בעלויות המכשיר. טרם רכישה של מכשיר משולב חשוב מאוד להביא בחשבון את כלל האלמנטים המהותיים כמפורט לעיל ובכך להבטיח לעצמכם את ביצוע הרכישה הנכונה והמשתלמת ביותר לעסק שלכם.  שימוש במכשיר משולב ישפר במידה רבה את פעילות העסק השוטפת, וזאת על ידי תפעול שוטף של המכשיר באמצעות אפליקציות תפעול ייעודיות אותן ניתן להוריד לטלפון חכם ועל ידי כך להדפיס מבלי לעשות שימוש בצרכי המחשב הנייח.

סוגים שונים של מדפסות
מגמת הקדמה הטכנולוגית הביאה עימה סוגים שונים של מדפסות איכותיות המבוססות, כל אחת מהן, על טכנולוגיה שונה ועל סוג הדפסה נפרד. טרם רכישה של מדפסת לבית או לעסק, חשוב להכיר את טכנולוגיות ההדפסה הקיימות וסוגי המדפסות השונות ובכל לבחור בצורה מושכלת את המדפסת הנכונה והמתקדמת ביותר, להלן פירוט מקוצר של סוגי המדפסות הקיימות-
מדפסת סיכות- מדובר בסוג המדפסות הראשונות ששווקו כמדפסות לשימוש בייתי ו/או משרדי, מדפסות אלה עושות שימוש בדיו הממוקם על גבי סרט ספוג וכן על בסיס מערכת סיכות שתפקידן להקיש על הדף את הצבע הנדרש, בכך מייצרים הם את התמונה או הטקסט המבוקש בצורה מהירה למדי. השימוש במדפסות אלה התאפיין ברעש וסרבול רב ובאיכות נמוכה של התוצרת המודפסת. מדפסות אלה נחשבות לדור היוצא של המדפסות וכמעט ואין למצואם כיום בשימוש שוטף בייתי או משרדי.
מדפסות בטכנולוגיית הזרקת דיו- מדפסות אלה עושות שימוש במזרקי דיו זעירים אשר תפקידם לייצר הזרמה שוטפת של דיו על גבי הדף ולאחר מכן יוצרים שאיבה או אידוי של הדיו הנותר על מנת למנוע מריחת דיו מיותרת. מדפסות אלה נחשבות לזולות עד מאוד ועל כן נחשבות הן לנפוצות ביותר.
מדפסות בטכנולוגיית לייזר- מדפסת בטכנולוגיה זו עושה שימוש בקרן לייזר חדה לצורך הדפסת הדמות או האות הרצויה על גבי תוף, התוף מתגלגל על ציר ויוצר השקה עם הטונר דיו ובכך נוצרת ההדפסה הרצויה. מדפסות אלה יוצרות הדפסה באיכות גבוה ביותר ובמהירות גבוה ביותר ולכן מחירה נחשב לגבוה עד מאוד.